Verwerkingsvoorwaarden documentanalyse

Deze verwerkingsvoorwaarden ("Voorwaarden") zijn van toepassing op het gebruik van de documentanalysefunctionaliteit van Huispedia en worden aangegaan tussen:

• Housepedia B.V., gevestigd te Amsterdam, KVK-nummer 65498534, hierna: "Huispedia";
• de gebruiker die documenten uploadt via de Huispedia-applicatie, hierna: "Gebruiker". De Gebruiker kan een koper, verkoper, makelaar, hypotheekadviseur of andere professionele gebruiker zijn.

Door voor het eerst een document te uploaden en de analyseactie te starten gaat de Gebruiker akkoord met deze Voorwaarden.

Artikel 1 — Definities

• "Documenten": alle bestanden die de Gebruiker uploadt voor analyse, waaronder maar niet beperkt tot VvE-notulen, splitsingsakten, taxatierapporten, bouwtechnische keuringen, erfpachtvoorwaarden, energielabels, bodemrapporten, vergunningen, kadastraal uittreksel en lijst van zaken.
• "Redactie": het geautomatiseerde proces waarbij persoonsgegevens in een Document worden gedetecteerd en verwijderd, gemaskeerd of geabstraheerd vóórdat het Document wordt geanalyseerd.
• "Geredacteerde versie": de versie van het Document na Redactie, waarin persoonsgegevens zijn verwijderd of gemaskeerd.
• "Analyse-output": het resultaat van de geautomatiseerde analyse van de Geredacteerde versie, bestaande uit gestructureerde informatie over de staat, risico's en kenmerken van een woning of woningcomplex.
• "Persoonsgegevens van derden": persoonsgegevens van natuurlijke personen anders dan de Gebruiker die in Documenten kunnen voorkomen.
• "Directe identifiers": gegevens die een natuurlijke persoon direct identificeren, waaronder naam, BSN, IBAN, telefoonnummer, e-mailadres en woonadres.

Artikel 2 — Doel en reikwijdte

1. Huispedia verwerkt Documenten uitsluitend met als doel de Gebruiker inzicht te geven in de staat, risico's en kenmerken van een woning of woningcomplex. Dit kan onder meer dienen ter voorbereiding van een bezichtiging, een aankoop- of verkoopbeslissing, een taxatie of een hypotheekadvies.
2. Deze Voorwaarden zijn van toepassing ongeacht de rol van de Gebruiker en ongeacht de locatie binnen de applicatie waar het Document wordt geüpload.
3. De verwerking vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Huispedia en de Gebruiker (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
4. De analyse wordt pas gestart na een expliciete actie van de Gebruiker ("Extract insights" of vergelijkbaar). Het uploaden van een Document op zichzelf start de analyse niet.

Artikel 3 — Verwerkingswijze

1. Het Document wordt na upload opgeslagen in versleutelde opslag binnen de Europese Unie.
2. Wanneer de Gebruiker de analyse start, wordt het Document eerst verwerkt door de Redactie-pipeline. Deze pipeline detecteert en verwijdert persoonsgegevens voordat het Document wordt geanalyseerd. Geen enkel Document bereikt het analysemodel zonder deze stap te hebben doorlopen.
3. De Redactie omvat:
   • Detectie van gestructureerde identifiers (BSN, IBAN, e-mailadressen, telefoonnummers, postcodes) via patroonherkenning;
   • Detectie van namen en adressen via taaltechnologie (Named Entity Recognition);
   • Contextafhankelijke regels: bedragen gekoppeld aan een persoonsnaam worden gemaskeerd; bedragen op gebouwniveau (bijv. totaal reservefonds) worden behouden;
   • Maskering: vervanging door getypeerde placeholders ([NAAM], [ADRES], [IBAN], [BEDRAG]);
   • Verwijdering: zinnen met individuele klachten of gezondheidsinformatie worden volledig verwijderd;
   • Abstractie: stemgedrag wordt omgezet naar aantallen; bestuurscontact wordt beperkt tot rolnaam.
4. Na Redactie wordt uitsluitend de Geredacteerde versie aangeboden aan het analysemodel. Het model extraheert alleen informatie die op de extractie-allowlist staat (zie artikel 4).
5. De Analyse-output wordt opgeslagen in het account van de Gebruiker.

Artikel 4 — Informatie-extractie

Het analysemodel extraheert uitsluitend informatie op gebouw- en complexniveau. De volgende categorieën zijn toegestaan:

Huispedia onderhoudt een gevalideerde testset van documenten met handmatig gemarkeerde persoonsgegevens. Elke wijziging aan de Redactie-pipeline wordt gemeten tegen deze testset.

Artikel 5 — Bewaartermijnen

Het origineel wordt uitsluitend bewaard om herverwerking mogelijk te maken indien de Redactie-pipeline wordt verbeterd. Het wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

Artikel 6 — Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

1. De Gebruiker garandeert dat hij/zij rechtmatig beschikt over de Documenten die worden geüpload, of daartoe gerechtigd is door de rechthebbende.
2. De Gebruiker is zich ervan bewust dat Documenten Persoonsgegevens van derden kunnen bevatten en dat Huispedia deze verwerkt conform deze Voorwaarden.
3. De Gebruiker zal de Analyse-output niet gebruiken op een wijze die in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, waaronder maar niet beperkt tot:
   • Het samenstellen van persoonsprofielen op basis van de output;
   • Het benaderen van in Documenten genoemde personen op basis van de output;
   • Het delen van de output met derden op een wijze die individuen identificeerbaar maakt.
4. Bij gebruik in een professionele context is de Gebruiker zelf verantwoordelijk voor naleving van de privacywetgeving die op zijn/haar beroepspraktijk van toepassing is.

Artikel 7 — Technische en organisatorische maatregelen

Huispedia treft de volgende maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens:

• Versleutelde opslag (AES-256) en versleutelde verbinding (TLS 1.2+) voor alle uploads;
• Upload via kortstondige, ondertekende URL's (signed URLs);
• Redactie als harde gate: geen Document bereikt het analysemodel zonder redactie;
• Verwerking vindt plaats op servers binnen de Europese Unie;
• Automatische retentieregels met onafhankelijke verificatie;
• Gevalideerde testset voor continue meting van redactie-effectiviteit;
• Append-only verwerkingslog per document (upload, redactie, extractie, output, verwijdering);
• Toegangsbeperking tot verwerkingssystemen op basis van least-privilege.

Artikel 8 — Rechten van betrokkenen

1. Derden wier Persoonsgegevens in Documenten voorkomen, kunnen bij Huispedia een verzoek indienen tot inzage, rectificatie of verwijdering conform de AVG (artikelen 15–22).
2. Persoonsgegevens worden door de Redactie verwijderd voordat analyse plaatsvindt. Originele Documenten worden maximaal 72 uur bewaard en daarna automatisch verwijderd. De Analyse-output bevat geen Directe identifiers.
3. Een verzoek zal in de regel leiden tot de bevestiging dat geen herleidbare persoonsgegevens van de betrokkene (meer) zijn opgeslagen, dan wel tot verwijdering van het originele Document indien dit nog binnen de bewaartermijn valt.
4. Verzoeken kunnen worden gericht aan [email protected].

Artikel 9 — Aansprakelijkheid

1. De Analyse-output is een hulpmiddel en vervangt niet het advies van een professionele aankoopmakelaar, bouwtechnisch adviseur, taxateur of juridisch adviseur.
2. Huispedia is niet aansprakelijk voor de juistheid of volledigheid van de Analyse-output.
3. Huispedia is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het uploaden van Documenten waarover de Gebruiker niet rechtmatig beschikt.
4. Huispedia spant zich in om de Redactie zo effectief mogelijk uit te voeren, maar kan niet garanderen dat alle persoonsgegevens in alle gevallen worden gedetecteerd. Huispedia monitort en verbetert de Redactie continu.

Artikel 10 — Wijzigingen

1. Huispedia kan deze Voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding gecommuniceerd via de applicatie of per e-mail.
2. Voortgezet gebruik van de documentanalysefunctionaliteit na inwerkingtreding geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.

Artikel 11 — Toepasselijk recht

1. Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Deze verwerkingsvoorwaarden treden in werking op het moment dat de Gebruiker voor het eerst de documentanalysefunctionaliteit activeert.

Housepedia B.V. · Amsterdam · [email protected]

Laatst bijgewerkt: mei 2026